Berichten

De zin en onzin van Tijdregistratie

Sommige mensen vinden het maar niks: tijdregistratie. Toch zitten er een aantal elementen bij waar je niet direct aan denkt en waardoor je misschien de volgende keer denkt dat je het niet “voor de baas” doet, maar voor je zelf!

Een aantal belangrijke redenen om tot tijdregistratie over te gaan:

  • De wet verplicht een bedrijf een fatsoenlijke aanwezigheidsregistratie bij te houden.
  • Bij calamiteiten wil je zeker weten waar de werknemers zijn. Bij bijvoorbeeld een brand (en niemand wil dit meemaken!) weet bv. de brandweer wie er in het pand zijn.
  • Met tijdregistratie meet je de tijd waarin je gewerkt hebt, en krijg je uitbetaald voor de tijd waarin je gewerkt hebt (uiteraard afhankelijk van het soort contract). En daar heb je recht op toch?

Natuurlijk zit er ook een component “voor de baas” in. Deze krijgt immer zicht op jou aanwezigheid. Bedenk echter dat dit bijna nooit is om jou in de gaten te houden, maar vooral om inzicht te krijgen in het werkproces om dit te optimaliseren. En dat is in ieders belang! Happy timing!

De Planningsloop

Plannen hoort tot ons dagelijks leven. We rennen overal achter aan en dichten alle gaatjes. Toch kan een goed doordachte planning je veel tijdwinst opleveren. Een normale planning doorloopt een eenvoudige workflow.

Je begint met een inschatting van de hoeveelheid werk op seizoensbasis. Dit lijkt al heel ingewikkeld, toch kun je op basis van je ervaring en vaste parameters (aantal werknemers per x cliënten) vaak al heel goed inschatten hoeveel personeel je nodig hebt.
Toch ben je er dan nog niet. Denk aan een vaste (80%) en een flexibele laag (20%) in de personeelsbezetting. De verhouding is afhankelijk van de fluctuaties in het aantal cliënten door het seizoen heen. Zet je vaste bezetting op het minimum wat je zo door het jaar heen moet coveren.

De volgende stap is het optimaliseren (zo mogelijk) van je clientenbestand (kunnen er nog cliënten bij, piekt het niet teveel, kun je er nog cliënten bij hebben?) en daarna van de clientplanning. Enkele weken voor de uitvoering krijg je zicht op de daadwerkelijk benodigde bezetting. Je gaat de clientplanning verder optimaliseren en kijkt op basis van deze planning terug naar de bezetting. Hierdoor wordt duidelijk hoeveel personeel je nodig hebt om het werk uit te kunnen voeren.

Tot slot pas je de roosters, en daarmee de bezetting, aan tot het gewenste niveau.

Bovenstaand vergt enige oefening, maar kan uiteindelijk veel opleveren. TimeQuard kan je daar natuurlijk bij helpen! Happy planning!